A rövid válasz: az ICO-regisztráció ellenőrzése azt igazolja, hogy egy szervezet szerepel-e a brit Information Commissioner's Office (ICO) díjfizetői nyilvántartásában - vagyis hogy bejelentette-e az ICO-nak, hogy személyes adatokat kezel, és befizette-e a hozzá tartozó adatvédelmi díjat. Nem igazolja, hogy a szervezet pénzügyileg stabil, hogy övé a számláján szereplő bankszámla, vagy hogy a neki küldött fizetés biztonságos.
Ez a megkülönböztetés azért számít, mert a két kérdés együtt érkezik. A beszerzési csapat, amely egy új beszállítót ellenőriz, tudni akarja, hogy a cég valódi és megfelel a szabályoknak. A treasury csapat azt akarja tudni, hogy a pénz a megfelelő számlára érkezik. Az ICO nyilvántartása csak az első kérdésre válaszol, és azon belül is csak az adatvédelmi részre.
Mit igazol valójában az ICO-regisztráció ellenőrzése
Az ICO az Egyesült Királyság független adatvédelmi hatósága. A Data Protection (Charges and Information) Regulations 2018 értelmében a személyes adatokat kezelő szervezetek többségének évente díjat kell fizetnie az ICO-nak - ezt általában adatvédelmi díjnak nevezik -, kivéve, ha mentesség vonatkozik rá. A díjfizetők nyilvántartása azoknak a szervezeteknek a nyilvános listája, amelyek ezt megtették.
Egy pozitív találat tehát szűk, ténybeli dolgot igazol: a szervezet szerepel ebben a nyilvántartásban, regisztrációs számmal, díjsávval és státusszal. Ez hasznos megfelelési jelzés, amikor személyes adatokat ad át egy beszállítónak - bérszámfejtőnek, marketingügynökségnek, szoftverszállítónak, bárkinek, aki az Ön nevében ügyfél- vagy munkavállalói adatokat kezel.
A regisztráció az adatokról szól, nem a pénzről
Az ICO nyilvántartása azt rögzíti, ki fizette be az adatvédelmi díjat. Semmit nem mond bankszámlákról, számlákról, tulajdonviszonyokról vagy fizetőképességről. Kezelje egy sorként a beszállítói anyagban, ne fizetési kontrollként.
Hogyan ellenőrizze az ICO-regisztrációt lépésről lépésre
Az ellenőrzés gyors és ingyenes. Az ICO hivatalos keresőjét használja harmadik fél keresőoldala helyett, mert a hivatalos nyilvántartás az a forrás, amelyből minden más eszköz másol.
- 1 Nyissa meg az ICO saját nyilvántartáskeresőjét az ico.org.uk oldalon - a díjfizetők nyilvántartásának keresőmezőjét.
- 2 A szervezet jogi nevére keressen, ahogyan a szerződésen vagy a számlán szerepel, ne kereskedelmi névre vagy márkára.
- 3 Ha a név gyakori, szűkítse a találatokat a regisztrációs számmal, ha már van ilyen, vagy a szervezet címével.
- 4 Nyissa meg az adatlapot, és olvasson el három dolgot: a regisztrációs számot, a díjsávot és a státuszt.
- 5 Mentsen dátumozott képernyőképet vagy feljegyzést arról, amit talált, hogy az ellenőrzés később auditálható legyen.
Ha nem jelenik meg semmi, ne vonjon le elhamarkodott következtetést. Próbálja a Companies House-ban bejegyzett cégnévvel, próbálja az anyavállalattal, és a jogi toldalékokkal és azok nélküli változatokkal is. Sok szervezet olyan néven működik, amely eltér attól a jogalanytól, amely a díjat fizeti.
Egy figyelmeztetés, amelyet érdemes megismételni: több kereskedelmi oldal kínál fizetős „ICO-megállapítási” vagy „regisztrációs tanúsítvány” szolgáltatást. Az ICO saját önértékelő eszköze és nyilvántartáskeresője ingyenes, és a harmadik félnek fizetett összeg nem tesz érvényesebbé egy regisztrációt.
Az eredmény olvasása: regisztrációs szám, díjsáv és státusz
Az ICO regisztrációs számot általában ZA és hat számjegy formájában írják - például ZA123456. Ez azonosítja a bejegyzést a nyilvántartásban. Nem cégjegyzékszám, nem adószám és nem fizetési hivatkozás, és soha nem szabad bankszámla azonosítására használni.
A díjsáv a szervezet méretét és típusát írja le az ICO meghatározása szerint. Az ICO három díjsávot tesz közzé, és a díj a sávval együtt emelkedik:
- Az 1. sáv a legkisebb szervezeteket fedi le - a mikroszervezeteket, amelyeket főként a létszám és az árbevétel alapján ítélnek meg.
- A 2. sáv a kis- és középvállalkozásokat fedi le.
- A 3. sáv a nagy szervezeteket fedi le.
A sáv nagyjából megmutatja, mekkora a díjfizető. Nem a biztonság, a minőség vagy a megbízhatóság értékelése, és egy 3. sávos bejegyzés nem „biztonságosabb” egy 1. sávosnál - egyszerűen egy nagyobb szervezetet jelent, amely nagyobb díjat fizet.
A státusz az a rész, amelyet az emberek félreolvasnak. Egy bejegyzés szerepelhet regisztráltként, vagy folyamatban lévőként, miközben egy befizetést vagy megújítást dolgoznak fel. A „folyamatban” önmagában nem vészjelzés: a megújítás évente történik, és van némi késés a befizetés és a nyilvántartás frissítése között. Az számít, hogy a szervezet meg tudja-e magyarázni a státuszt, és hogy a bejegyzés aktuális-e, nem lejárt-e.
Amit az ICO-ellenőrzés nem mond meg
Itt szokott félremenni a beszállítói átvilágítás. Egy tiszta ICO-bejegyzést gyakran képernyőképen tesznek fel egy bizalmi oldalra, mintha a legitimitás jelvénye lenne. Nem az. Az ICO-ellenőrzés nem igazolja a következőket:
- Ki birtokolja vagy irányítja a céget - ez a Companies House terepe, ahol igazgatókat, beadványokat és beszámolókat láthat.
- Hogy a cég fizetőképes-e vagy működik-e - ismét a beszámolók és a beadványok története, nem az ICO nyilvántartása.
- Hogy a cégé-e a számláján feltüntetett bankszámla - ezt egyetlen nyilvános nyilvántartás sem tartalmazza.
- Hogy maga a számla valódi-e, vagy hogy az azt kézbesítő e-mail a valódi beszállítótól jött-e.
- Hogy a szervezet jól bánik-e az adatokkal - a regisztráció díj, nem audit.
Más szóval az ICO nyilvántartása egy megfelelési kérdésre válaszol. A „ez a megfelelő számla, amelyre fizetni kell?” kérdésre egészen máshol kap választ - egy fizetési szolgáltató által futtatott név–IBAN ellenőrzés adja meg.
ICO-regisztráció és Verification of Payee: két különböző ellenőrzés
A Verification of Payee (VoP) az EU/SEPA névellenőrzés, amelyet az azonnali fizetési rendelet ír elő. Mielőtt egy euróban indított átutalás elindul, a fizető fizetési szolgáltatója (PSP) megkérdezi a kedvezményezett PSP-jét, hogy a megadott név megegyezik-e a számlatulajdonossal, és négy eredmény egyikét kapja vissza: egyezés, részleges egyezés, nincs egyezés vagy nem elérhető. Az Egyesült Királyságnak megvan a maga változata, a Confirmation of Payee, amely a bankazonosító kódokra (sort code) és a számlaszámokra épül.
Tegye őket egymás mellé, és a különbség nyilvánvaló:
- Az ICO-ellenőrzés azt kérdezi: regisztrált-e ez a szervezet adatkezelőként, és befizette-e a díját? A válasz egy nyilvános nyilvántartásból jön, egyszer, a felvételkor.
- A kedvezményezett-ellenőrzés azt kérdezi: az általam megnevezett félé-e ez a számla? A választ a kedvezményezett bankja adja, a fizetés pillanatában.
- Az ICO-ellenőrzés az adatvédelmi megfelelésről szól. A kedvezményezett-ellenőrzés arról, hová érkezik a pénz.
Egyik sem helyettesíti a másikat. Egy csaló is regisztrálhat az ICO-nál - ez egy díj, nem átvilágítási folyamat -, egy tökéletesen megfelelő beszállító e-mailje pedig még mindig illetéktelen kézbe kerülhet, és a számláját kicserélhetik egy másik bankszámlaadatokat tartalmazóra. Ha az EU-s séma hátterére kíváncsi, kezdje azzal, mi a Verification of Payee; a számlatulajdonos ellenőrzésének mechanikáját az IBAN számlatulajdonosának ellenőrzéséről szóló cikk tárgyalja.
Hová illik az ICO-ellenőrzés a beszállítók felvételében
A gyakorlati válasz: egy lépésként több között, rögzített sorrendben. Egy új beszállító működőképes ellenőrzési sorrendje így néz ki.
- 1 Cégellenőrzés: erősítse meg a jogalanyt, az igazgatókat és a beadványok történetét a Companies House-ban, és egyeztesse a szerződésen szereplő nevet.
- 2 Adatvédelmi ellenőrzés: keresse meg a jogalanyt az ICO nyilvántartásában, és rögzítse a regisztrációs számot, a díjsávot és a státuszt.
- 3 Bankadat-ellenőrzés: futtasson név–IBAN ellenőrzést arra a számlára, amelyre fizetni készül, és tárolja a visszakapott ellenőrzött nevet.
- 4 Változáskezelés: futtassa újra a bankadat-ellenőrzést, valahányszor a beszállító számlaadatai megváltoznak, és erősítse meg a változást telefonon, egy már korábban is használt számon.
A harmadik és a negyedik lépés az, amely megakadályozza, hogy a pénz rossz számlára menjen. A tágabb folyamatról, beleértve a tárolt kedvezményezetti adatok kezelését, a beszállítók és szállítók felvételéről szóló útmutatóban és a vállalkozásoknak szóló Verification of Payee oldalon olvashat.
Soha ne tekintse az ICO-bejegyzést a bankadatok bizonyítékának
Egy regisztrációs szám a beszállító fejléces papírján azt mondja meg, hogy a szervezet befizetett egy adatvédelmi díjat. A felette lévő számlaszámról semmit nem mond. Ellenőrizze a számlát külön, minden alkalommal, amikor az adatok megváltoznak.
Gyakori félreértések és gyors válaszok
Az ICO-ellenőrzések körüli zavar nagy része három kérdésből ered, ezért itt vannak világosan.
- Mikor kötelező a regisztráció? A személyes adatokat kezelő szervezetek többségének be kell fizetnie a díjat, de vannak mentességek - például bizonyos kis szervezetek, amelyek csak korlátozott célokra kezelnek adatokat. Az ICO ingyenes önértékelő eszköze megmondja, hogy a saját szervezetének regisztrálnia kell-e.
- Hogyan találom meg a saját ICO-hivatkozási számomat? Keressen a nyilvántartásban a szervezete jogi nevére, vagy nézze meg az ICO által a díj befizetésekor küldött visszaigazolást. A szám abban a nyilvántartási bejegyzésben szerepel.
- Az ICO-szám cégjegyzékszám? Nem. A cégjegyzékszám a Companies House-tól származik, és a jogalanyt azonosítja. Az ICO-szám egy díjfizetői bejegyzést azonosít az adatvédelmi nyilvántartásban. Különböző szervek adják ki, különböző célokra.
A RoxPay a SEPA sémán nyújt Verification of Payee-t egyetlen REST API-n és egy irányítópulton keresztül, a szabványosított eredményeket - egyezés, részleges egyezés, nincs egyezés és nem elérhető - jóval egy másodperc alatt adja vissza, részleges egyezésnél az ellenőrzött névvel, egyetlen fizetéshez vagy egy egész fizetési fájlhoz.