Un payee checker est la vérification du nom qui s'exécute avant qu'un paiement ne parte : votre prestataire de services de paiement (PSP) demande au PSP qui détient le compte du bénéficiaire si le nom que vous avez saisi correspond au titulaire du compte. Dans l'UE, la vérification s'appelle Verification of Payee (VoP), elle tourne sur le schéma SEPA et renvoie l'une de quatre réponses en bien moins d'une seconde. Si vous payez des entreprises, la réponse que vous verrez le plus souvent n'est pas correspondance - c'est correspondance partielle.
Cela surprend. Cela ne devrait pas. Une correspondance partielle sur une entreprise est généralement une différence de dénomination, pas un signal de fraude, et la vérification est justement conçue pour faire apparaître cette différence afin que vous puissiez la confirmer une fois et passer à la suite.
Ce qu'un payee checker compare réellement
Il compare deux chaînes : le nom que vous avez soumis et le nom que la banque du bénéficiaire détient sur le compte. Pour une personne physique, les deux sont généralement proches - un prénom, un nom, peut-être un deuxième prénom. Pour une entreprise, ils sont souvent écrits de façons différentes par des personnes différentes à des moments différents : la facture, la fiche fournisseur de votre ERP, le registre du commerce et le formulaire d'ouverture du compte bancaire peuvent tous diverger.
Le titulaire du compte est la référence
La vérification ne vous dit pas comment l'entreprise se nomme elle-même. Elle vous dit ce que la banque détient sur le compte. C'est ce nom qui doit concorder, et c'est souvent la raison sociale enregistrée plutôt que le nom figurant sur la facture.
Les cinq raisons pour lesquelles une entreprise donne une correspondance partielle
- Nom commercial contre raison sociale - la facture indique la marque, le compte indique la personne morale.
- Forme juridique et suffixe - Ltd, Limited, GmbH, S.r.l., S.p.A., B.V., AB : présents d'un côté, absents de l'autre.
- Abréviations et ponctuation - « & » au lieu de « et », traits d'union, points après les initiales, doubles espaces.
- Noms de groupe et de maison mère - la facture porte la marque du groupe, le compte est détenu par une filiale locale.
- Accents et translittération - un nom écrit avec des signes diacritiques dans un système et sans dans un autre.
Aucun de ces éléments n'est un signal d'alarme en soi. Ce qui compte, c'est que la vérification vous montre la différence au lieu de la masquer, et que vous ayez un moyen de confirmer la bonne forme.
Que faire du nom vérifié
En cas de correspondance partielle, un bon service de vérification du bénéficiaire renvoie le nom vérifié - la forme détenue sur le compte - pour que vous puissiez confirmer ou corriger au lieu de deviner. Ce seul champ est la partie la plus utile de la réponse, et cela vaut la peine d'en faire une habitude.
- 1 Lisez le nom vérifié et comparez-le à la facture et à votre fiche fournisseur.
- 2 S'il s'agit de la même entreprise, acceptez-le et enregistrez la forme vérifiée sur la fiche du fournisseur.
- 3 S'il s'agit d'une autre entité, arrêtez-vous et confirmez auprès du fournisseur par un canal auquel vous faisiez déjà confiance - pas un numéro de téléphone tiré de l'e-mail qui a changé les coordonnées.
- 4 La prochaine fois que vous payez ce fournisseur, envoyez le nom vérifié enregistré pour que la vérification renvoie proprement une correspondance.
Rendez la vérification précise avec un identifiant d'organisation
Pour les personnes morales, le schéma permet à la vérification d'utiliser un identifiant d'organisation - un numéro de TVA ou un LEI, par exemple - en plus du nom. Un identifiant est sans ambiguïté : il supprime donc à la source l'essentiel du problème des variantes de nom. Si vos données de référence fournisseurs contiennent un numéro de TVA, envoyez-le avec le nom ; si ce n'est pas le cas, c'est un projet de qualité des données qui vaut la peine d'être mené de toute façon.
Deux remarques pratiques. Premièrement, les entreprises individuelles et les indépendants se situent entre les deux mondes : le compte peut être détenu au nom d'une personne physique alors que la facture porte un nom commercial, ce qui produit des correspondances partielles qui semblent alarmantes et ne le sont pas. Deuxièmement, une entreprise qui a réellement changé de raison sociale renverra une correspondance partielle jusqu'à ce que votre fiche soit à jour - le nom vérifié vous dit dans lequel des deux cas vous vous trouvez.
Une courte checklist pour les paiements fournisseurs
- Envoyez le nom le plus officiel que vous détenez, pas la marque figurant sur la facture.
- Ajoutez l'identifiant d'organisation lorsque vous en avez un.
- Traitez la correspondance partielle comme une invitation à confirmer, pas comme une raison d'abandonner le paiement.
- Enregistrez le nom vérifié et réutilisez-le, pour que les paiements récurrents correspondent proprement.
- Revérifiez lorsque les coordonnées bancaires d'un fournisseur changent, plutôt que de recontrôler chaque bénéficiaire enregistré à chaque exécution.
Pour une entreprise, ce n'est pas un projet de schéma. Vous n'adhérez pas au schéma VoP SEPA ; vous appelez un service déjà connecté au schéma et vous branchez le résultat à l'endroit où les paiements sont approuvés - un bénéficiaire unique dans un tableau de bord, ou tout un fichier de paiement avant sa validation. Pour une banque ou un PSP, la même logique s'applique à l'intérieur du flux de paiement, avec en plus le travail de répondre aux demandes concernant vos propres titulaires de comptes.
RoxPay fournit une Verification of Payee conforme au schéma via une seule API REST et un tableau de bord, en renvoyant les résultats standardisés - correspondance, correspondance partielle, absence de correspondance et non disponible - en bien moins d'une seconde, avec le nom vérifié en cas de correspondance partielle et le BIC de la banque répondante, pour un paiement unique ou tout un fichier de paiement.