Payee checker to sprawdzenie nazwy, które odbywa się, zanim płatność zostanie wysłana: Twój dostawca usług płatniczych (PSP) pyta PSP prowadzący rachunek odbiorcy, czy podana przez Ciebie nazwa odpowiada posiadaczowi rachunku. W UE sprawdzenie nazywa się Verification of Payee (VoP), działa w schemacie SEPA i zwraca jedną z czterech odpowiedzi w znacznie mniej niż sekundę. Jeśli płacisz firmom, odpowiedź, którą zobaczysz najczęściej, to nie zgodność - to częściowa zgodność.
To ludzi zaskakuje. Nie powinno. Częściowa zgodność w przypadku firmy to zwykle różnica w nazewnictwie, a nie sygnał oszustwa, a sprawdzenie zostało zaprojektowane właśnie po to, by tę różnicę pokazać, abyś mógł ją raz potwierdzić i iść dalej.
Co payee checker naprawdę porównuje
Porównuje dwa ciągi znaków: nazwę, którą przesłałeś, oraz nazwę, którą bank odbiorcy ma zapisaną na rachunku. W przypadku osoby fizycznej te dwie nazwy są zwykle blisko siebie - imię, nazwisko, być może drugie imię. W przypadku firmy są często zapisywane na różne sposoby przez różne osoby w różnym czasie: faktura, karta dostawcy w Twoim ERP, rejestr przedsiębiorców i formularz otwarcia rachunku bankowego mogą się wzajemnie nie zgadzać.
Posiadacz rachunku jest punktem odniesienia
Sprawdzenie nie mówi Ci, jak firma sama siebie nazywa. Mówi Ci, co bank ma zapisane na rachunku. To ta nazwa musi się zgadzać, a często jest to zarejestrowana nazwa prawna, a nie nazwa z faktury.
Pięć powodów, dla których firma daje częściową zgodność
- Nazwa handlowa a nazwa zarejestrowana - faktura podaje markę, rachunek podaje osobę prawną.
- Forma prawna i przyrostek - Ltd, Limited, GmbH, S.r.l., S.p.A., B.V., AB: obecne po jednej stronie, nieobecne po drugiej.
- Skróty i interpunkcja - „&” zamiast „i”, myślniki, kropki po inicjałach, podwójne spacje.
- Nazwy grupowe i spółki dominującej - faktura nosi markę grupy, a rachunek prowadzi lokalna spółka zależna.
- Znaki diakrytyczne i transliteracja - nazwa zapisana ze znakami diakrytycznymi w jednym systemie i bez nich w innym.
Żaden z tych powodów sam w sobie nie jest sygnałem ostrzegawczym. Liczy się to, że sprawdzenie pokazuje Ci różnicę, zamiast ją ukrywać, oraz że masz sposób na potwierdzenie właściwej formy.
Co zrobić ze zweryfikowaną nazwą
Przy częściowej zgodności dobra usługa sprawdzania odbiorcy zwraca zweryfikowaną nazwę - formę zapisaną na rachunku - abyś mógł potwierdzić lub poprawić, zamiast zgadywać. To jedno pole jest najbardziej użyteczną częścią odpowiedzi i warto wokół niego zbudować nawyk.
- 1 Przeczytaj zweryfikowaną nazwę i porównaj ją z fakturą oraz kartą dostawcy.
- 2 Jeśli to ta sama firma, zaakceptuj ją i zapisz zweryfikowaną formę przy dostawcy.
- 3 Jeśli to inny podmiot, zatrzymaj się i potwierdź to z dostawcą kanałem, któremu już ufałeś - nie numerem telefonu z e-maila, który zmienił dane.
- 4 Następnym razem, gdy płacisz temu dostawcy, wyślij zapisaną zweryfikowaną nazwę, aby sprawdzenie zwróciło czystą zgodność.
Uczyń sprawdzenie precyzyjnym dzięki identyfikatorowi organizacji
W przypadku osób prawnych schemat pozwala, aby sprawdzenie użyło identyfikatora organizacji - na przykład numeru VAT lub LEI - obok nazwy. Identyfikator jest jednoznaczny, więc usuwa u źródła większość problemu wariantów nazwy. Jeśli Twoje dane podstawowe dostawców zawierają numer VAT, wyślij go razem z nazwą; jeśli nie, to projekt dotyczący jakości danych, który warto zrobić i tak.
Dwie uwagi praktyczne. Po pierwsze, jednoosobowe firmy i freelancerzy stoją między dwoma światami: rachunek może być prowadzony na nazwisko osoby fizycznej, podczas gdy faktura nosi nazwę handlową, co daje częściowe zgodności, które wyglądają alarmująco, a takie nie są. Po drugie, firma, która naprawdę zmieniła zarejestrowaną nazwę, będzie zwracać częściową zgodność, dopóki Twoje dane się nie zaktualizują - zweryfikowana nazwa mówi Ci, z którym z tych dwóch przypadków masz do czynienia.
Krótka lista kontrolna dla płatności do dostawców
- Wysyłaj najbardziej oficjalną nazwę, jaką masz, a nie markę z faktury.
- Dołącz identyfikator organizacji, jeśli go masz.
- Traktuj częściową zgodność jako sygnał do potwierdzenia, a nie powód, by zrezygnować z płatności.
- Zapisuj zweryfikowaną nazwę i używaj jej ponownie, aby powtarzane płatności dawały czystą zgodność.
- Weryfikuj ponownie, gdy zmienią się dane bankowe dostawcy, zamiast sprawdzać każdego zapisanego odbiorcę przy każdym uruchomieniu.
Dla firmy to nie jest projekt schematowy. Nie przystępujesz do schematu VoP SEPA; wywołujesz usługę, która jest już do niego podłączona, i podłączasz wynik w miejscu, w którym płatności są zatwierdzane - pojedynczy odbiorca w panelu albo cały plik płatności przed zatwierdzeniem. W przypadku banku lub PSP ta sama logika obowiązuje w przepływie płatności, z dodatkową pracą polegającą na odpowiadaniu na zapytania dotyczące własnych posiadaczy rachunków.
RoxPay dostarcza zgodną ze schematem Verification of Payee przez jedno API REST i panel, zwracając standaryzowane wyniki - zgodność, częściową zgodność, brak zgodności i niedostępne - w znacznie mniej niż sekundę, ze zweryfikowaną nazwą przy częściowej zgodności i BIC banku odpowiadającego, dla pojedynczej płatności lub całego pliku płatności.