Ein Payee Checker ist die Namensprüfung, die läuft, bevor eine Zahlung rausgeht: Ihr Zahlungsdienstleister (PSP) fragt den PSP, der das Konto des Empfängers führt, ob der von Ihnen eingegebene Name zum Kontoinhaber passt. In der EU heißt die Prüfung Verification of Payee (VoP), sie läuft im SEPA-Schema und liefert eine von vier Antworten in deutlich unter einer Sekunde. Wenn Sie Unternehmen bezahlen, ist die Antwort, die Sie am häufigsten sehen, keine Übereinstimmung - sondern eine teilweise Übereinstimmung.
Das überrascht viele. Es sollte nicht. Eine teilweise Übereinstimmung bei einem Unternehmen ist meist ein Unterschied in der Benennung, kein Betrugssignal, und die Prüfung ist genau dafür gemacht, diesen Unterschied sichtbar zu machen, damit Sie ihn einmal bestätigen und weitermachen können.
Was ein Payee Checker tatsächlich vergleicht
Er vergleicht zwei Zeichenketten: den Namen, den Sie übermittelt haben, und den Namen, den die Bank des Empfängers auf dem Konto hinterlegt hat. Bei einer Person liegen diese beiden meist nah beieinander - ein Vorname, ein Nachname, vielleicht ein zweiter Vorname. Bei einem Unternehmen werden sie häufig von verschiedenen Menschen zu verschiedenen Zeitpunkten unterschiedlich geschrieben: die Rechnung, der Lieferantenstammdatensatz in Ihrem ERP, das Handelsregister und das Formular zur Kontoeröffnung können alle voneinander abweichen.
Der Kontoinhaber ist die Referenz
Die Prüfung sagt Ihnen nicht, wie das Unternehmen sich selbst nennt. Sie sagt Ihnen, was die Bank auf dem Konto hinterlegt hat. Dieser Name muss passen, und es ist oft der eingetragene Firmenname und nicht der Name auf der Rechnung.
Die fünf Gründe, warum ein Unternehmen eine teilweise Übereinstimmung ergibt
- Handelsname gegenüber eingetragenem Namen - die Rechnung nennt die Marke, das Konto die juristische Person.
- Rechtsform und Namenszusatz - Ltd, Limited, GmbH, S.r.l., S.p.A., B.V., AB: auf einer Seite vorhanden, auf der anderen nicht.
- Abkürzungen und Zeichensetzung - „&“ statt „und“, Bindestriche, Punkte nach Initialen, doppelte Leerzeichen.
- Gruppen- und Muttergesellschaftsnamen - die Rechnung trägt die Marke der Gruppe, das Konto führt eine lokale Tochtergesellschaft.
- Akzente und Umschrift - ein Name mit diakritischen Zeichen in einem System und ohne sie in einem anderen.
Nichts davon ist für sich genommen ein Warnsignal. Entscheidend ist, dass die Prüfung Ihnen den Unterschied zeigt, statt ihn zu verbergen, und dass Sie einen Weg haben, die korrekte Form zu bestätigen.
Was Sie mit dem verifizierten Namen tun
Bei einer teilweisen Übereinstimmung gibt ein guter Dienst zur Empfängerprüfung den verifizierten Namen zurück - die Form, die auf dem Konto hinterlegt ist - damit Sie bestätigen oder korrigieren können, statt zu raten. Dieses eine Feld ist der nützlichste Teil der Antwort, und es lohnt sich, daraus eine Gewohnheit zu machen.
- 1 Lesen Sie den verifizierten Namen und vergleichen Sie ihn mit der Rechnung und Ihrem Lieferantenstammdatensatz.
- 2 Ist es dasselbe Unternehmen, akzeptieren Sie ihn und speichern Sie die verifizierte Form beim Lieferanten.
- 3 Ist es eine andere Gesellschaft, halten Sie an und bestätigen Sie beim Lieferanten über einen Kanal, dem Sie schon vorher vertraut haben - nicht über eine Telefonnummer aus der E-Mail, die die Daten geändert hat.
- 4 Wenn Sie diesen Lieferanten das nächste Mal bezahlen, senden Sie den gespeicherten verifizierten Namen, damit die Prüfung sauber eine Übereinstimmung zurückgibt.
Machen Sie die Prüfung mit einer Organisationskennung präzise
Bei juristischen Personen erlaubt das Schema, dass die Prüfung neben dem Namen eine Organisationskennung nutzt - zum Beispiel eine Umsatzsteuer-ID oder eine LEI. Eine Kennung ist eindeutig und beseitigt damit das Problem der Namensvarianten an der Wurzel. Wenn Ihre Lieferantenstammdaten eine Umsatzsteuer-ID enthalten, senden Sie sie mit dem Namen; wenn nicht, ist das ein Datenqualitätsprojekt, das sich ohnehin lohnt.
Zwei praktische Hinweise. Erstens liegen Einzelunternehmer und Freiberufler zwischen beiden Welten: Das Konto kann auf einen Personennamen laufen, während die Rechnung einen Handelsnamen trägt, was teilweise Übereinstimmungen erzeugt, die alarmierend aussehen und es nicht sind. Zweitens ergibt ein Unternehmen, das seinen eingetragenen Namen tatsächlich geändert hat, so lange eine teilweise Übereinstimmung, bis Ihr Datensatz nachgezogen ist - der verifizierte Name sagt Ihnen, welcher der beiden Fälle vorliegt.
Eine kurze Checkliste für Lieferantenzahlungen
- Senden Sie den offiziellsten Namen, den Sie haben, nicht den Markennamen von der Rechnung.
- Geben Sie die Organisationskennung mit an, wenn Sie eine haben.
- Behandeln Sie eine teilweise Übereinstimmung als Anlass zum Bestätigen, nicht als Grund, die Zahlung aufzugeben.
- Speichern Sie den verifizierten Namen und verwenden Sie ihn wieder, damit wiederkehrende Zahlungen sauber übereinstimmen.
- Prüfen Sie erneut, wenn sich die Bankdaten eines Lieferanten ändern, statt bei jedem Lauf jeden gespeicherten Empfänger neu zu prüfen.
Für ein Unternehmen ist das kein Schema-Projekt. Sie treten dem SEPA-VoP-Schema nicht bei; Sie rufen einen Dienst auf, der bereits daran angebunden ist, und bringen das Ergebnis an die Stelle, an der Zahlungen freigegeben werden - ein einzelner Empfänger in einem Dashboard oder eine ganze Zahlungsdatei vor der Freigabe. Für eine Bank oder einen PSP gilt dieselbe Logik innerhalb des Zahlungsflusses, mit der zusätzlichen Arbeit, Anfragen zu den eigenen Kontoinhabern zu beantworten.
RoxPay liefert eine schemakonforme Verification of Payee über eine einzige REST-API und ein Dashboard und gibt die standardisierten Ergebnisse - Übereinstimmung, teilweise Übereinstimmung, keine Übereinstimmung und nicht verfügbar - in deutlich unter einer Sekunde zurück, mit dem verifizierten Namen bei einer teilweisen Übereinstimmung und der BIC der antwortenden Bank, für eine einzelne Zahlung oder eine ganze Zahlungsdatei.