Um payee checker é a verificação do nome que corre antes de um pagamento sair: o seu prestador de serviços de pagamento (PSP) pergunta ao PSP que detém a conta do beneficiário se o nome que introduziu corresponde ao titular da conta. Na UE, a verificação chama-se Verification of Payee (VoP), corre no esquema SEPA e devolve uma de quatro respostas em bem menos de um segundo. Se paga a empresas, a resposta que verá mais vezes não é correspondência - é correspondência parcial.
Isso surpreende as pessoas. Não devia. Uma correspondência parcial numa empresa é normalmente uma diferença de denominação, não um sinal de fraude, e a verificação foi concebida precisamente para mostrar essa diferença, para que a possa confirmar uma vez e seguir em frente.
O que um payee checker compara realmente
Compara duas cadeias de texto: o nome que submeteu e o nome que o banco do beneficiário tem registado na conta. Para uma pessoa singular, os dois são habitualmente próximos - um primeiro nome, um apelido, talvez um nome do meio. Para uma empresa, são frequentemente escritos de formas diferentes por pessoas diferentes em momentos diferentes: a fatura, o registo do fornecedor no seu ERP, o registo comercial e o formulário de abertura da conta bancária podem todos divergir.
O titular da conta é a referência
A verificação não lhe diz como a empresa se designa a si própria. Diz-lhe o que o banco tem registado na conta. É esse nome que tem de coincidir, e é muitas vezes a designação legal registada e não o nome que aparece na fatura.
As cinco razões pelas quais uma empresa dá correspondência parcial
- Denominação comercial versus designação registada - a fatura indica a marca, a conta indica a pessoa coletiva.
- Forma jurídica e sufixo - Ltd, Limited, GmbH, S.r.l., S.p.A., B.V., AB: presentes de um lado, ausentes do outro.
- Abreviaturas e pontuação - «&» em vez de «e», hífenes, pontos depois das iniciais, espaços duplos.
- Nomes de grupo e de casa-mãe - a fatura leva a marca do grupo, a conta é detida por uma subsidiária local.
- Acentos e transliteração - um nome escrito com diacríticos num sistema e sem eles noutro.
Nenhuma destas situações é, por si só, um sinal de alarme. O que importa é que a verificação lhe mostre a diferença em vez de a esconder, e que tenha forma de confirmar a versão correta.
O que fazer com o nome verificado
Numa correspondência parcial, um bom serviço de verificação do beneficiário devolve o nome verificado - a forma registada na conta - para que possa confirmar ou corrigir em vez de adivinhar. Esse único campo é a parte mais útil da resposta, e vale a pena criar o hábito de o usar.
- 1 Leia o nome verificado e compare-o com a fatura e com o registo do fornecedor.
- 2 Se for a mesma empresa, aceite-o e guarde a forma verificada no registo do fornecedor.
- 3 Se for outra entidade, pare e confirme com o fornecedor através de um canal em que já confiava - não um número de telefone tirado do email que alterou os dados.
- 4 Da próxima vez que pagar esse fornecedor, envie o nome verificado guardado, para que a verificação devolva correspondência de forma limpa.
Torne a verificação precisa com um identificador da organização
Para pessoas coletivas, o esquema permite que a verificação use um identificador da organização - por exemplo, um número de IVA ou um LEI - em conjunto com o nome. Um identificador não é ambíguo, por isso elimina na origem a maior parte do problema das variantes do nome. Se os seus dados-mestres de fornecedores incluem um número de IVA, envie-o com o nome; se não incluem, é um projeto de qualidade de dados que vale a pena fazer de qualquer forma.
Duas notas práticas. Primeiro, os empresários em nome individual e os profissionais independentes ficam entre os dois mundos: a conta pode estar em nome pessoal enquanto a fatura leva uma denominação comercial, o que produz correspondências parciais que parecem alarmantes e não são. Segundo, uma empresa que mudou realmente a sua designação registada devolverá correspondência parcial até o seu registo estar atualizado - o nome verificado diz-lhe em qual dos dois casos está.
Uma lista de verificação curta para pagamentos a fornecedores
- Envie o nome mais oficial que tem, não a marca que aparece na fatura.
- Inclua o identificador da organização quando tiver um.
- Trate a correspondência parcial como um convite a confirmar, não como motivo para abandonar o pagamento.
- Guarde o nome verificado e reutilize-o, para que os pagamentos recorrentes correspondam de forma limpa.
- Volte a verificar quando os dados bancários de um fornecedor mudam, em vez de reverificar todos os beneficiários guardados em cada execução.
Para uma empresa, isto não é um projeto de esquema. Não adere ao esquema VoP da SEPA; chama um serviço que já está ligado a ele e liga o resultado ao ponto onde os pagamentos são aprovados - um único beneficiário num painel, ou um ficheiro de pagamentos inteiro antes da libertação. Para um banco ou um PSP, a mesma lógica aplica-se dentro do fluxo de pagamento, com o trabalho adicional de responder a pedidos sobre os seus próprios titulares de conta.
A RoxPay entrega uma Verification of Payee conforme ao esquema através de uma única API REST e de um painel, devolvendo os resultados padronizados - correspondência, correspondência parcial, sem correspondência e não disponível - em bem menos de um segundo, com o nome verificado numa correspondência parcial e o BIC do banco respondente, para um único pagamento ou para um ficheiro de pagamentos inteiro.