La maggior parte delle frodi da dirottamento fatture non viola i tuoi sistemi: chiede semplicemente, in modo educato e convincente, di modificare le coordinate bancarie di un fornitore. Una volta che l'anagrafica punta al conto del truffatore, ogni fattura futura paga automaticamente la controparte sbagliata. L'automazione del ciclo passivo rende quel fallimento più rapido e silenzioso, ed è proprio per questo che un controllo di verifica deve far parte del flusso.
Dove entra la frode nel processo AP
Uno sguardo lucido al ciclo passivo mostra l'evento singolo a più alto rischio:
- Un fornitore (o qualcuno che lo impersona) richiede la modifica del conto bancario.
- Un modulo di onboarding fornisce un IBAN che nessuno conferma in modo indipendente come appartenente al fornitore.
- Un pagamento una tantum e urgente viene impostato fuori dal consueto percorso di approvazione.
Posizionare correttamente il controllo VoP
La Verification of Payee risponde a una domanda con cui i controlli manuali faticano su larga scala: questo IBAN appartiene davvero al nome sulla fattura? Metti il controllo al punto della modifica, prima che il record venga considerato attendibile.
- 1 Avvia un controllo VoP ogni volta che viene inserito un IBAN nuovo o modificato per un fornitore.
- 2 Confronta il nome del beneficiario verificato con la ragione sociale registrata, non solo con il nome commerciale.
- 3 Sospendi la modifica per revisione in caso di corrispondenza parziale o nessuna corrispondenza, invece di salvarla automaticamente.
- 4 Registra l'esito sull'anagrafica fornitore, così il controllo è verificabile.
Verifica prima di fidarti dell'anagrafica
L'obiettivo è confermare il conto prima che diventi il beneficiario predefinito, non scoprire il problema in una riconciliazione post-pagamento. Un controllo al momento della modifica vale molto più di un report dopo che i fondi sono usciti.
Per i team AP ad alto volume, RoxPay può verificare un singolo IBAN modificato in tempo reale o un intero file fornitori in blocco, così il controllo scala con le tue distinte di pagamento.