Die meisten Rechnungsumleitungsbetrügereien brechen nicht in Ihre Systeme ein — sie bitten einfach, höflich und überzeugend, die Bankdaten eines Lieferanten zu ändern. Sobald der Lieferantenstammdatensatz auf das Konto des Betrügers zeigt, zahlt jede künftige Rechnung automatisch die falsche Partei. Die Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierung macht dieses Versagen schneller und leiser, was genau der Grund ist, warum eine Verifizierungskontrolle in den Workflow gehört.
Wo Betrug in den AP-Prozess eintritt
Ein klarer Blick auf den AP-Lebenszyklus zeigt das einzelne Ereignis mit dem höchsten Risiko:
- Ein Lieferant (oder jemand, der ihn imitiert) beantragt eine Änderung des Bankkontos.
- Ein Onboarding-Formular liefert eine IBAN, von der niemand unabhängig bestätigt, dass sie dem Lieferanten gehört.
- Eine einmalige, dringende Zahlung wird außerhalb des üblichen Genehmigungswegs eingerichtet.
Die VoP-Prüfung korrekt platzieren
Die Verification of Payee beantwortet eine Frage, mit der manuelle Kontrollen im großen Maßstab kämpfen: Gehört diese IBAN tatsächlich dem Namen auf der Rechnung? Setzen Sie die Prüfung an den Punkt der Änderung, bevor dem Datensatz vertraut wird.
- 1 Lösen Sie eine VoP-Prüfung aus, wann immer eine neue oder geänderte IBAN für einen Lieferanten eingegeben wird.
- 2 Vergleichen Sie den verifizierten Empfängernamen mit dem hinterlegten Firmennamen, nicht nur mit dem Handelsnamen.
- 3 Halten Sie die Änderung bei einem Teiltreffer oder keinem Treffer zur Prüfung an, statt sie automatisch zu speichern.
- 4 Protokollieren Sie das Ergebnis im Lieferantendatensatz, damit die Kontrolle auditierbar ist.
Verifizieren, bevor Sie den Stammdaten vertrauen
Das Ziel ist, das Konto zu bestätigen, bevor es zum Standardempfänger wird, nicht das Problem in einer Abstimmung nach der Zahlung zu entdecken. Eine Prüfung am Punkt der Änderung ist weit mehr wert als ein Bericht, nachdem die Mittel weg sind.
Für AP-Teams mit hohem Volumen kann RoxPay eine einzelne geänderte IBAN in Echtzeit oder eine ganze Lieferantendatei in Masse verifizieren, sodass die Kontrolle mit Ihren Zahlungsläufen skaliert.