A maioria da fraude de redirecionamento de faturas não invade os seus sistemas — pede simplesmente, de forma educada e convincente, que os dados bancários de um fornecedor sejam alterados. Assim que o registo de cadastro do fornecedor aponta para a conta do fraudador, cada fatura futura paga automaticamente a parte errada. A automatização das contas a pagar torna esse falhanço mais rápido e silencioso, o que é exatamente a razão pela qual um controlo de verificação pertence ao fluxo.
Onde a fraude entra no processo AP
Um olhar lúcido sobre o ciclo de vida das contas a pagar mostra o evento único de maior risco:
- Um fornecedor (ou alguém que o personifica) solicita uma alteração de conta bancária.
- Um formulário de onboarding fornece um IBAN que ninguém confirma de forma independente como pertencente ao fornecedor.
- Um pagamento pontual e urgente é configurado fora do percurso de aprovação habitual.
Colocar a verificação VoP corretamente
A Verification of Payee responde a uma pergunta com que os controlos manuais se debatem em escala: este IBAN pertence realmente ao nome na fatura? Coloque a verificação no ponto da alteração, antes de o registo ser considerado fiável.
- 1 Acione uma verificação VoP sempre que um IBAN novo ou alterado for inserido para um fornecedor.
- 2 Compare o nome do beneficiário verificado com a denominação social registada, não apenas com o nome comercial.
- 3 Retenha a alteração para revisão numa correspondência parcial ou sem correspondência, em vez de a guardar automaticamente.
- 4 Registe o resultado no registo do fornecedor para que o controlo seja auditável.
Verifique antes de confiar nos dados mestre
O objetivo é confirmar a conta antes de se tornar o beneficiário predefinido, não descobrir o problema numa reconciliação pós-pagamento. Uma verificação no ponto da alteração vale muito mais do que um relatório depois de os fundos terem saído.
Para equipas AP de alto volume, a RoxPay pode verificar um único IBAN alterado em tempo real ou um ficheiro de fornecedores inteiro em massa, para que o controlo escale com os seus ciclos de pagamento.