De Verification of Payee in crediteurenadministratie-automatisering

De meeste factuuromleidingsfraude breekt niet in uw systemen — ze vraagt simpelweg, beleefd en overtuigend, om de bankgegevens van een leverancier te wijzigen. Zodra het leveranciersstamrecord naar de rekening van de fraudeur wijst, betaalt elke toekomstige factuur automatisch de verkeerde partij. Crediteurenadministratie-automatisering maakt dat falen sneller en stiller, wat precies de reden is waarom een verificatiecontrole in de workflow thuishoort.

Waar fraude het AP-proces binnenkomt

Een heldere blik op de AP-levenscyclus toont de gebeurtenis met het hoogste risico:

• Een leverancier (of iemand die zich als hem voordoet) verzoekt om een wijziging van bankrekening.
• Een onboardingformulier levert een IBAN dat niemand onafhankelijk bevestigt als toebehorend aan de leverancier.
• Een eenmalige, urgente betaling wordt opgezet buiten het gebruikelijke goedkeuringspad.

De VoP-controle correct plaatsen

De Verification of Payee beantwoordt een vraag waar handmatige controles op schaal mee worstelen: behoort dit IBAN werkelijk toe aan de naam op de factuur? Plaats de controle op het punt van wijziging, voordat het record wordt vertrouwd.

1. 1 Trigger een VoP-controle telkens als een nieuw of gewijzigd IBAN voor een leverancier wordt ingevoerd.
2. 2 Vergelijk de geverifieerde naam van de begunstigde met de geregistreerde juridische naam, niet alleen met de handelsnaam.
3. 3 Houd de wijziging vast voor beoordeling bij een gedeeltelijke overeenkomst of geen overeenkomst, in plaats van die automatisch op te slaan.
4. 4 Log de uitkomst tegen het leveranciersrecord zodat de controle auditbaar is.

Voor AP-teams met hoog volume kan RoxPay één gewijzigd IBAN realtime verifiëren of een heel leveranciersbestand in bulk, zodat de controle meeschaalt met uw betaalruns.