A legtöbb számla-átirányítási csalás nem tör be a rendszereibe - egyszerűen csak udvariasan és meggyőzően kéri egy szállító bankadatainak megváltoztatását. Amint a szállítói törzsrekord a csaló számlájára mutat, minden jövőbeli számla automatikusan a rossz felet fizeti ki. A szállítói könyvelés automatizálása gyorsabbá és csendesebbé teszi ezt a hibát, éppen ezért tartozik egy ellenőrzési kontroll a folyamatba.
Hol lép be a csalás az AP-folyamatba
Az AP-életciklus józan áttekintése megmutatja az egyetlen legnagyobb kockázatú eseményt:
- Egy szállító (vagy valaki, aki megszemélyesíti) bankszámla-módosítást kér.
- Egy onboarding űrlap olyan IBAN-t ad meg, amelyről senki sem függetlenül erősíti meg, hogy a szállítóé.
- Egy egyszeri, sürgős kifizetést a szokásos jóváhagyási útvonalon kívül állítanak be.
A VoP-ellenőrzés helyes elhelyezése
A Verification of Payee választ ad egy olyan kérdésre, amellyel a manuális kontrollok nagy léptékben nehezen birkóznak meg: valóban ehhez az IBAN-hoz tartozik a számlán szereplő név? Az ellenőrzést a változás pontjára tegye, mielőtt a rekordban megbíznak.
- 1 Indítson VoP-ellenőrzést, valahányszor új vagy megváltozott IBAN-t visznek be egy szállítóhoz.
- 2 Hasonlítsa össze az ellenőrzött kedvezményezettnevet a nyilvántartott jogi névvel, ne csak a kereskedelmi névvel.
- 3 Részleges egyezés vagy nincs egyezés esetén tartsa vissza a módosítást felülvizsgálatra, ahelyett hogy automatikusan elmentené.
- 4 Naplózza az eredményt a szállítói rekordhoz, hogy a kontroll auditálható legyen.
A törzsadatban való megbízás előtt ellenőrizze
A cél az, hogy a számlát még azelőtt megerősítse, mielőtt az alapértelmezett kedvezményezetté válik, nem pedig hogy a problémát egy kifizetés utáni egyeztetésben fedezze fel. A változás pontján végzett ellenőrzés sokkal többet ér, mint egy jelentés, miután a pénz elment.
Nagy volumenű AP-csapatok számára a RoxPay valós időben ellenőrizhet egyetlen megváltozott IBAN-t, vagy egy teljes szállítói fájlt kötegelve, így a kontroll a fizetési sorozataival együtt skálázódik.