Większość oszustw związanych z przekierowaniem faktur nie polega na włamaniu do Twoich systemów - po prostu, uprzejmie i przekonująco, proszą o zmianę danych bankowych dostawcy. Gdy tylko rekord podstawowy dostawcy wskazuje na konto oszusta, każda kolejna faktura automatycznie płaci na rzecz niewłaściwej strony. Automatyzacja zobowiązań sprawia, że ta awaria jest szybsza i mniej zauważalna, co jest właśnie powodem, dla którego kontrola weryfikacyjna należy do tego procesu.
Gdzie oszustwo wnika w proces zobowiązań
Jasne spojrzenie na cykl życia procesu zobowiązań ukazuje jedno zdarzenie o najwyższym ryzyku:
- Dostawca (lub osoba podająca się za niego) prosi o zmianę konta bankowego.
- Formularz onboardingu podaje numer IBAN, którego nikt niezależnie nie potwierdza jako należący do dostawcy.
- Jednorazowa, pilna płatność jest ustawiana poza standardową ścieżką zatwierdzania.
Właściwe umieszczenie kontroli VoP
Verification of Payee odpowiada na pytanie, z którym ręczne kontrole mają problem na dużą skalę: czy ten numer IBAN naprawdę należy do nazwy z faktury? Umieść kontrolę w momencie zmiany, zanim rekordowi zostanie zaufane.
- 1 Wywołuj kontrolę VoP każdorazowo, gdy dla dostawcy wprowadzany jest nowy lub zmieniony numer IBAN.
- 2 Porównuj zweryfikowaną nazwę odbiorcy z zarejestrowaną nazwą prawną, a nie tylko z nazwą handlową.
- 3 Przy częściowej zgodności lub braku zgodności zatrzymuj zmianę do przeglądu, zamiast zapisywać ją automatycznie.
- 4 Rejestruj wynik w rekordzie dostawcy, aby kontrola była możliwa do zaudytowania.
Weryfikuj, zanim zaufasz danym podstawowym
Celem jest potwierdzenie konta, zanim stanie się domyślnym odbiorcą, a nie odkrycie problemu podczas uzgadniania po dokonaniu płatności. Kontrola w momencie zmiany jest warta znacznie więcej niż raport po tym, jak środki już odeszły.
Dla zespołów zobowiązań o wysokim wolumenie RoxPay może zweryfikować pojedynczy zmieniony numer IBAN w czasie rzeczywistym lub cały plik dostawców masowo, dzięki czemu kontrola skaluje się wraz z przebiegami płatności.